Copilot Notebooks und Prompt Gallery: Das interne KMU-Wissenssystem
Mit dem Mai-2026-Release von Microsoft 365 Copilot werden zwei Funktionen verfügbar, die zusammen ein vollwertiges internes Wissenssystem für KMU bilden: Copilot Notebooks und die Prompt Gallery. Beide sind in Copilot for Microsoft 365 enthalten und benötigen keine zusätzliche Lizenz.
Bisher fehlte vielen KMU eine strukturierte Möglichkeit, Wissen so abzulegen, dass es von Mitarbeitenden produktiv abgerufen werden kann. SharePoint und Teams-Channels waren der Versuch, scheiterten aber meist an der Suchqualität und der fehlenden semantischen Verknüpfung. Copilot Notebooks ändert das grundlegend, weil die Inhalte nicht nur abgelegt, sondern KI-indiziert und kontextualisiert werden.
Was sind Copilot Notebooks?
Ein Copilot Notebook ist ein themenbezogener Arbeitsbereich, der bis zu 20 Quelldokumente, Web-Links und Audio-Files aufnimmt. Copilot indexiert diese Inhalte semantisch und stellt sie als gemeinsame Wissensbasis bereit. Wer im Notebook arbeitet, kann mit natürlicher Sprache Fragen stellen, Zusammenfassungen anfordern oder strukturierte Auswertungen generieren, immer im Kontext der hochgeladenen Quellen.
Für ein KMU bedeutet das: Statt Dokumente einzeln durchsuchen zu müssen, entsteht pro Themenfeld ein KI-fähiges Mini-Repository. Drei Beispiele aus aktuellen Projekten:
- Verkaufs-Notebook: Produktbeschreibungen, Pricing, Wettbewerbsdaten, Case Studies. Sales-Mitarbeitende fragen direkt im Kundengespräch nach dem besten Argument für eine konkrete Branche
- HR-Notebook: Personalreglement, GAV-Texte, Onboarding-Pläne. Mitarbeitende stellen Fragen zu Ferien, Spesen oder Kündigungsfristen ohne HR zu kontaktieren
- Technik-Notebook: SIA-Normen, DIN-EN-ISO-12944-Vorgaben, interne Spezifikationen. Bauleiter prüfen schnell, welche Vorgabe für ein konkretes Projekt relevant ist
Die Prompt Gallery als zweiter Baustein
Die Prompt Gallery ist ein zentral verwalteter Katalog von Prompts, der von Administratoren kuratiert wird. Mitarbeitende sehen geprüfte Prompts in ihrem Copilot-Interface, können sie direkt starten und an ihre Aufgabe anpassen. Damit lassen sich Best Practices skalieren: Statt dass jeder Mitarbeiter seine eigenen Prompts entwickelt, nutzt das ganze Team die getestete Variante.
Typische Prompts in der Gallery eines KMU
- «Erstelle aus diesem Kundenmail einen Offert-Entwurf nach SIA 118»
- «Fasse das letzte Meeting in 5 Stichpunkten und 3 Folgeaufgaben zusammen»
- «Generiere eine professionelle Antwort auf diese Reklamation»
- «Übersetze diesen Vertragstext ins Französische, formelle Anrede»
- «Analysiere diese Bauzeichnung und liste alle erkennbaren Korrosionsschutzanforderungen»
Aufbau eines internen Wissenssystems in 14 Tagen
Tag 1 bis 3: Themen-Inventur. Welche fünf Themenfelder generieren am meisten interne Fragen? Tag 4 bis 7: Pro Themenfeld die wichtigsten 10 Dokumente identifizieren und ein Notebook erstellen. Tag 8 bis 10: Mit dem Team die häufigsten 15 Standardfragen testen und Prompts daraus erzeugen. Tag 11 bis 14: Prompt Gallery aufbauen, Rollen zuweisen, Schulung durchführen.
Datenschutz und Governance
Copilot Notebooks und Prompt Gallery respektieren die Microsoft-365-Tenant-Einstellungen, inklusive Datenresidenz, DLP-Regeln und Sensitivity-Labels. Mitarbeitende sehen in einem Notebook nur Inhalte, für die sie die Berechtigung haben. Wer eine Datei nicht öffnen darf, sieht sie auch nicht in der Notebook-Suche.
Wichtig für Schweizer KMU: Wenn das Notebook personenbezogene Daten enthält (zum Beispiel HR-Inhalte), müssen die Zugriffsrechte minimal und dokumentiert sein. Eine Audit-Funktion zeigt pro Notebook, wer welche Fragen wann gestellt hat, mit einer Standard-Aufbewahrung von 180 Tagen.
Erfolgsmessung
Drei KPIs eignen sich für die ersten 90 Tage:
- Zeit pro interne Fragebeantwortung: Vorher manuelle Recherche, nachher Notebook-Abfrage. Ziel: Reduktion um 60 Prozent
- Anzahl wiederverwendeter Prompts: Wie oft werden Gallery-Prompts pro Woche gestartet. Ziel: 30+ pro Mitarbeiter und Monat
- Eingehende Fragen an HR/IT: Reduktion durch Self-Service. Ziel: 35 Prozent weniger
Soft CTA
Sichere dir das Whitepaper «Interne Wissenssysteme mit Copilot Notebooks» mit Schritt-für-Schritt-Anleitung und 25 sofort einsetzbaren Prompts: ai-trainingcenter.ch/whitepaper-copilot-notebooks
Hard CTA
Buche unseren Notebook-Workshop: An einem halben Tag bauen wir gemeinsam dein erstes produktives Wissens-Notebook und ein Set kuratierter Prompts für dein Team: ai-trainingcenter.ch/kontakt